In Orion houden we de voortgang van studenten bij op een manier die aansluit op de manier van werken binnen USMT. Orion is onstaan, gemaakt en wordt onderhouden door USMT en momenteel ook alleen door USMT gebruikt. Orion is bedoeld voor de dagelijkse gang van zaken: bijhouden van aanwezigheid bij lessen, contact met studenten, opdrachten geven en beoordelen en modules beoordelen. Het wordt door de studieleiding ook gebruikt voor het voeren van tutorgesprekken en er kan statistische analyse op bepaalde gegevens gedaan worden.

Andere systemen waar we mee werken:

• Osiris is het systeem voor de eindbeoordelingen. Een paar keer per jaar worden de eindbeoordelingen vanuit Orion overgenomen in Osiris. Osiris bevat geen informatie over het tussenliggende verloop.
• Moodle wordt gebruikt voor het beschrijven van lesinhoud, uitschrijven van opdrachten, inleveren van huiswerk en forum-discussie

Orion werkt met tabbladen die weer sub-tabs kunnen hebben. Voor docenten zijn de hoofd-tabs:

• Lessen → Entreepagina en overzicht van (een selectie van) al jouw lessen
• Aanwezigheid → Registreren van aan- en afwezigheid van studenten bij jouw lessen
• Opdrachten → Maken, uitdelen en beoordelen van opdrachten
• Eindbeoordeling → Beoordelen van lesreeksen en modules
• Studenten → Gegevens en resultaten van studenten
• Instellingen → Persoonlijke voorkeuren

• Eerste keer dat je inlogt: kijk als eerste onder de tab Instellingen naar de mogelijkheden.
• Password wijzigen: dit is NIET het password van je HKU e-mail maar alleen voor Orion. Het is aan te raden een eigen password te kiezen. Dit mag hetzelfde zijn als dat van je HKU e-mail. Het wordt versleuteld opgeslagen dus ook de beheerder(s) van Orion kunnen je password niet zien.

• Log in met je username (gebruikersnaam). Dat is nog minder typen
• Links boven kun je kiezen in welk collegejaar Orion werkt

De komende hoofdstukken gaan ervan uit dat je lessen die je geeft wilt administreren en groepen studenten wilt beoordelen. Als je nagekomen werk wilt beoordelen voor individuele studenten kijk dan onder de workflow “later ingestuurd werk beoordelen”.

Je kunt lesreeksen bevriezen en ontdooien. Dit heeft alleen betrekking op het registreren van aanwezigheid en is ingebouwd om te voorkomen dat je per ongeluk aanwezigheid bij een verkeerde les invult. Het is aan te raden om alle lesreeksen die in het verleden liggen te bevriezen.

Je hebt een les gekozen of kiest binnen deze tab een les. Initieel zijn alle lessen gesloten. Je krijgt wel een preview van welke studenten verwacht worden maar kunt nog geen aanwezigheid bijhouden. Daarvoor moet je de les openen.`Open een les pas als je de les daadwerkelijk geeft of kort daarvoor of daarna. Je kunt achteraf wel wat geschiedvervalsing plegen door het tijdstip van openen aan te passen (zie verderop) maar studenten zien ook dat je een les opent en gaan je direct bestoken met vragen over hun aanwezigheid als ze denken dat er iets niet klopt.

In een geopende les kun je de aanwezigheid van studenten op verschillende manieren registreren. Hieronder een paar mogelijkheden:

Als de klas groot is, zeg meer dan 40 studenten, dan kost het oplezen van de namen veel tijd. Je kunt dan voor de les een presentielijst printen en deze rond laten gaan. In het algemeen wordt hier weinig mee gefraudeerd. Je kunt dan achteraf de afwezigen (dat zijn er meestal minder dan aanwezigen) in Orion aanmerken. In de subtab Overzicht en reden afwezigheid kun je aangeven wie zich afgemeld hadden of te laat waren.

Printen van een presentielijst doe je vanuit de subtab Overzicht en reden afwezigheid. Je hebt de keus tussen een lege lijst en een waarin de presentie van de voorgaande lessen al is ingevuld

Als je wilt aanmerken wie er aanwezig zijn dan kun je het beste als eerste iedereen op afwezig zetten en ze dan op afroep of bij binnenkomst op aanwezig zetten. Een manier om je studenten snel te leren kennen is al volgt: in de subtab Per les zet je iedereen op afwezig. Ga dan naar de subtab Foto's en meld de aanwezigen aan door op hun foto te klikken. Op deze manier kun je aanwezig, te laat en onbekend aangeven. In de subtab Overzicht en reden afwezigheid kun je aangeven wie zich afgemeld hadden. Als je dit proces voor de studenten zichtbaar maakt met een beamer dan weten ze dat je hun aanwezigheid serieus neemt.

Hierbij kun je het beste de enkeling die afwezig is als zodanig oormerken.

• In de subtab Overzicht en reden afwezigheid kun je kiezen voor alle studenten of alleen degenen die afwezig waren in een bepaalde les
• In de subtab Overzicht en reden afwezigheid kun je achteraf de datum/tijd van een les aanpassen
• In de subtab Overzicht en reden afwezigheid kun je groepen studenten mailen of een lijst van mailadressen opvragen

Je kunt hier nieuwe opdrachten maken, deze met collega's of assistenten delen, ze uitdelen en ze beoordelen. Uitdelen en beoordelen gaat op individuele basis of op basis van werkgroepen.

Belangrijk bij het uitdelen en beoordelen van opdrachten:

• geef opdrachten een deadline
• zet er een beschrijving in en/of een link naar een online beschrijving
• geef bij voorkeur cijfers. Dat zegt veel meer dan behaald of niet behaald
• schrijf indien mogelijk een stukje tekst bij een beoordeling
• niet beoordeelde opdrachten kun je achteraf intrekken. Een reeds beoordeelde opdracht kan ook ingetrokken worden maar dat vereist een paar extra handelingen. Zie verderop.
• Geef met een vinkje aan of studenten hun werk voor de betreffende opdracht in Orion mogen uploaden

De handigste manier is via de pagina van de student: tab 'Studenten', subtab 'Opdrachten', student kiezen.

Dan klik je het resultaat van de betreffende beoordeling aan waardoor onder in het scherm de details verschijnen. Daarbij staat aan het eind van elke regel een klein rood kruisje waarmee je een beoordeling kunt verwijderen.

Let op: alleen de eigenaar van een opdracht kan de beoordelingen verwijderen.

Als alle beoordelingen 'eraf' zijn kun je de opdracht intrekken via de opdrachtenpagina: tab 'Opdrachten, subtab 'Uitdelen' en dan de lesreeks selecteren waarin je de opdracht had uitgedeeld. Daar kun je hem intrekken.

Studenten kunnen werk via Orion inleveren. Dat geldt voor opdrachten en documenten.

Jij kunt als eigenaar van een opdrachten aangeven of deze open staat voor uploaden. In de subtab 'Edit' staat hiervoor een vinkje. Als het vinkje aan staat kunnen studenten uploaden, anders niet.

Elke avond vlak voor middernacht krijg je een digest e-mails als er in de afgelopen 24 uur een opdracht is 'upgeload'. Je vindt het werk van de student in de beoordelingspagina van de opdracht.

• Als je in de subtab Status een categorie selecteert maar geen opdracht dan krijg je een overzicht van alle opdrachten binnen die categorie die je in het betreffende jaar hebt uitgedeeld
• In de subtab Beoordeling kun je de beoordelingsschaal kiezen en meer informatie bij een beoordeling zetten
• In de subtab Status kun je een hele kluit studenten ineens beoordelen (maar daar verder niks bij schrijven)
• Als je op een beoordeling (cijfer of behaald/nietbehaald) klikt zie je onderin het scherm de details. Daar kun je ook achteraf nog commentaar in zetten. Dit opvragen en bewerken van details van een beoordeling werkt op veel meer plaatsen binnen Orion.

We hebben hier de mogelijkheid een lesreeks of een hele module af te tekenen.

Op deze pagina heb je de mogelijkheid om de beoordelingsschaal te kiezen. Je krijgt bovendien alle details van die lesreeks te zien: aanwezigheid en de status van de opdrachten. Orion biedt hulp bij het bepalen van het eindcijfer. En tot slot kun je hier meteen opmerkingen bij de beoordeling schrijven.

Hier zie je de beoordelingsstatus van alle studenten die deze lesreeks volgen. Je kunt er ook meteen een trits beoordelen maar je ziet geen details en kunt ook geen proza meeleveren.

Je ziet hier per student een overzicht van alle lesreeksen binnen de module. Modules krijgen geen cijfer omdat dat niet in Osiris geadministreerd wordt. Mogelijk gaan we dit in de toekomst wel mogelijk maken want waarom zouden we ons laten beperken door de de manco's van een ander systeem? Maar voor nu kun je alleen 'behaald' of 'niet behaald' aangeven.

Alle studenten die de module volgen met hun beoordelingen. Geen details. Wel de mogelijkheid om met kikkertjes direct naar te beoordelen modules te springen.

• Een oranje module met tekst als 'alle lesreeksen behaald' is alleen voor docenten zichtbaar. Studenten zien dit niet. De betekenis is dat Orion geconcludeerd heeft dat een module waarschijnlijk behaald is, maar dat dit nog door een docent bekrachtigd moet worden.

Onder de subtabs Resultaten en Opdrachten zie je welke modules een student volgt, zijn of haar resultaten, aanwezigheid en beoordelingen van opdrachten. Kikkertjes betekenen dat jij bevoegdheid hebt om iets af te tekenen. Je springt met een kikkertje direct naar de juiste pagina in het juiste jaar met de juiste instelling van eerste beoordeling of herkansing.

• Let goed op naar welke gegevens (van welke student) je kijkt! Verifieer dit in het opschrift boven de tabel. Daar moet bijvoorbeeld staan Resultaten van Buster de Dummy

Stel: je krijgt werk van een student binnen die dit twee jaar geleden had moeten inleveren. Dan kun je in Orion op zoek gaan naar de betreffende opdracht in het jaar waarin je die gegeven had, dan de student op te zoeken en te kijken of het om een eerste beoordeling of een herkansing gaat. Makkelijker is om naar de pagina van de student te gaan:

• Hoofdtab: Student
• Subtab: Opdrachten
• Zoek de opdracht erbij. Als je bevoegd bent de opdracht af te tekenen dan staat er een kikkertje bij.
• Klik op het kikkertje. Dit brengt je in de juiste pagina, in het juiste jaar en met de juiste instelling voor eerste beoordeling of herkansing
• Na invoeren van de beoordeling kun je meteen kijken of hiermee de lesreeks is behaald. Klik hiertoe op Sla op en ga naar lesreeks

Dit truukje werkt niet voor werkgroepen.

Je kunt lesreeksen en opdrachten delen met collega's en assistenten. Zij kunnen er dan mee werken zoals jij ermee werkt, dus aanwezigheid bijhouden en beoordelen, maar jij blijft de eigenaar. Een beperking: assistenten kunnen lesreeksen niet beoordelen. Dat blijft voorbehouden aan docenten.

Je kunt het delen te allen tijde weer intrekken. Ingevoerde resultaten blijven gewoon in Orion staan.

Op de pagina's waar je kunt delen wordt uitgelegd hoe het werkt.

Enkele malen per jaar moeten we gegevens leveren aan Osiris. Dit gaat uitsluitend om de resultaten van modules. Dit wordt door docenten gedaan die hiervoor zijn aangewezen. Het overnemen gebeurt handmatig. Dat lijkt omslachtig en dat is het ook, met name door de user-interface van Osiris.

Om het overnemen iets makkelijker te maken zijn hier een paar…

• ga voor het invullen naar jouw Instellingen en kies de ordening die Osiris gebruikt
  • Ordening overzichten op naam of afstudeerrichting → afstudeerrichting
  • Ordening overzichten op voornaam of achternaam → achternaam
• Als je de beschikking hebt over twee schermen, open dan Orion in het ene scherm en Osiris in het andere. In Orion ga je dan naar de tab Eindbeoordeling, subtab Overzicht module en dan kun je als het goed is de gegevens rechtstreeks overtypen in Osiris

Update 2020: open eerst Osiris en daarna pas Orion. Sinds kort maakt inloggen in Osiris de inlog van Orion ongeldig. (WTF?)

Het gaat om de pagina's in Orion waarin je een aantal beoordelingen geeft en feedback in tekstvelden schrijft, zoals bij de eindejaarspresentaties, stage, project jaar 3 (voorheen blok 5) en een aantal in jaar vier.

De voorzitter van de beoordelingscommissie maakt een nieuwe pagina aan voor de betreffende zitting van een student. Doe dat pas als de student er daadwerkelijk is.

Op een aantal van deze pagina's vind je documenten die studenten hebben upgeload. Ik ben een e-mail digest aan het maken maar dat is niet triviaal en tot die er is moet je zelf de documenten zoeken. Wat daarbij helpt is een link bovenaan de betreffende bolletjespagina's waarmee je een overzicht krijgt wat er voor dat thema door studenten al is upgeload.

Wanneer je zo'n bolletjespagina voor een student aanmaakt dan ziet de student deze nog niet. Pas wanneer alles is ingevuld en je de pagina gepubliceerd hebt wordt de pagina voor de student bereikbaar en eventueel het eindresultaat naar de lesreeks in Orion doorgezet. De reden is dat je op die manier geen halve resultaten aan de student presenteert: je kunt de pagina updaten tot deze naar je zin is en daarna pas openstellen. Druk wel altijd op 'update' zodat de informatie ook echt opgeslagen wordt.

Stage is gesplitst in een paar delen: stageplan, stageverslag en de stage zelf. Wanneer je deze pagina voor een student aanmaakt dan kan de student deze direct zien. Dit om het mogelijk te maken om het stageplan eerst te beoordelen en de rest later.

In Osiris zijn het op dit moment twee modules en je moet zelf de resultaten op de juiste modules boeken. Volgend jaar wordt het waarschijnlijk één module.

Als je alles hebt ingevuld ben je nog niet klaar. De pagina is pas definitief en zichtbaar voor de student *na publiceren*. Vergeet deze stap niet, anders krijgt de student de beoordeling niet te zien!

Na publiceren is de pagina niet meer aan te passen. Er is ook geen herkansingspagina. Hoe ga je dan om met studenten die niet komen opdagen of het in eerste instantie niet behalen? Als de student niet is komen opdagen of beoordeling is in eerste instantie onvoldoende, laat de pagina dan open staan en zet 'niet behaald' of 'N/A' in Orion bij de betreffende lesreeks. Je kunt dan in de herkansing de pagina alsnog invullen.